Daftar Dokumen Kependudukan yang Perlu dan Tidak Perlu Dilegalisir

KEPENDUDUKAN/CATATAN SIPIL - Tidak sedikit masyarakat yang masih belum memahami bahwa tidak semua dokumen kependudukan memerlukan legalisasi.

Kebingungan kerap terjadi saat hendak mengurus berbagai keperluan administrasi, seperti pendaftaran sekolah, beasiswa, pernikahan, hingga ke luar negeri, karena tidak tahu mana dokumen yang perlu dilegalisir dan mana yang tidak.

Legalisasi dokumen kependudukan sendiri, melansir dari situs Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) Provinsi Sulawesi Selatan, bertujuan untuk membuktikan kesesuaian antara fotokopi dokumen dengan data asli yang tercatat dalam sistem kependudukan nasional.

Dengan adanya legalisasi, masyarakat cukup membawa fotokopi dokumen untuk keperluan administrasi, sementara dokumen asli bisa disimpan dengan aman.

Dokumen Kependudukan yang Tidak Perlu Dilegalisir

Beberapa dokumen kini tidak lagi membutuhkan legalisir apabila telah dicetak dalam format digital dan memenuhi ketentuan dari Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) Nomor 104 Tahun 2019 tentang Pendokumentasian Administrasi Kependudukan.

Berdasarkan Pasal 19 ayat (6) dalam Permendagri tersebut, dokumen kependudukan tidak perlu dilegalisir jika telah:

Diterbitkan dalam format digital,
Dicetak menggunakan kertas HVS ukuran A4 80 gram,
Disertai Tanda Tangan Elektronik (TTE) dan kode QR.

Dokumen yang termasuk dalam ketentuan ini antara lain:

Kartu Keluarga (KK)
Akta Kelahiran
Akta Kematian
Akta Perkawinan
Akta Perceraian
Surat Keterangan Pindah
Biodata Penduduk WNI
Dokumen kependudukan lain yang dicetak dari sistem Dukcapil

Dokumen-dokumen ini dinyatakan sah secara hukum dan dapat langsung digunakan, selama memenuhi syarat tersebut di atas.

Tonton: Pemerintah Indonesia-AS Siapkan Joint Statement Tarif dan Kesepakatan Perdagangan

Dokumen yang Masih Memerlukan Legalisasi

Meskipun sistem digitalisasi administrasi kependudukan sudah diterapkan, masih ada dokumen yang memerlukan legalisir manual, khususnya apabila:

Diterbitkan sebelum diberlakukannya tanda tangan elektronik,
Tidak memiliki kode QR atau belum menggunakan TTE,
Digunakan untuk keperluan luar negeri seperti pengajuan visa, kerja, atau studi di luar negeri, yang mensyaratkan legalisasi dari instansi resmi.

Dalam kasus ini, legalisasi dilakukan oleh Disdukcapil yang menerbitkan dokumen tersebut, sesuai prosedur yang berlaku.

Digitalisasi dokumen kependudukan membawa kemudahan signifikan bagi masyarakat. Namun, penting untuk memastikan format dan keabsahan dokumen sebelum digunakan, terutama untuk keperluan penting atau lintas negara.

Jika dokumen Anda sudah dalam format digital dan memuat TTE serta QR code, maka legalisasi tidak lagi diperlukan.